5 mitów na temat zmiany dostawcy infrastruktury do wysyłki e-mail

11 lipca 2019
Katarzyna Garbaciak

Zdarza się, że firmy z różnych powodów zastanawiają się nad zmianą serwera do wysyłki e-mail. Mają w związku z tym wiele obaw, jak się okazuje jak najbardziej uzasadnionych. Jak przenieść wiele danych i ustawić parametry wysyłek, aby Twoja dotychczasowa reputacja nie ucierpiała? Albo co, jeśli po przejściu na nowy system dostarczalność e-mail wcale nie okaże się wyższa? Zapoznaj się z poniższym tekstem, w którym rozprawiamy się z pięcioma najpopularniejszymi obawami na temat zmiany infrastruktury do wysyłki e-mail. Zacznijmy jednak od początku…

Po co i kiedy zmieniać serwer do wysyłki e-mail? 

Istnieją oczywiste powody, które popychają do zmiany dostawcy:

  • obecny system nie spełnia Twoich oczekiwań
  • jakość w stosunku do ceny jest zbyt niska
  • brakuje integracji z konkretnym systemem
  • masz problemy z dostarczalnością.

Równie często wskazywanym powodem migracji do nowego systemu jest słaba jakość obsługi klienta u wcześniejszego dostawcy bądź obsługa w języku, którego nie znamy. Przy migracji kluczowa będzie proaktywna postawa nowego dostawcy, który pomoże Ci przejść ten proces bez bólu. Wróćmy zatem do najczęstszych mitów-obaw wiążących się ze zmianą serwera wysyłkowego.

#1 Spadek reputacji nadawcy

Najbardziej na zmiany dostawcy infrastruktury wysyłkowej wrażliwa jest reputacja nadawcy. Za tym idzie dostarczalność związana z konkretnym, wcześniej używanym IP lub kilkoma adresami IP. To o spadek dostarczalności najbardziej boją się osoby migrujące wysyłki do nowego narzędzia. Jednak zmiana systemu nie musi oznaczać syzyfowej pracy i budowania wszystkiego od nowa. To w jaki sposób Ty oraz Twój nowy dostawca podejdziecie do przeniesienia wszystkich niezbędnych danych z wcześniej używanego systemu oraz do ustawienia parametrów nadawcy, może w rezultacie skutkować utrzymaniem, a nawet poprawą dostarczalności i lepszymi wskaźnikami realizowanych kampanii. Być może masz sposobność, by nadal wysyłać ze swojej domeny w nowym systemie – wtedy doświadczeni specjaliści pomogą Ci w wygrzewaniu nowego IP nawet na kilka tygodni przed tym, kiedy będziesz chciał realizować pierwsze pełne wysyłki.

Powiązanie wcześniejszej historii wysyłkowej z nowymi adresami IP może nie od razu być jasne dla providerów. Dlatego w przypadku zagranicznych ESP początkowo Twoja dostarczalność może być nieco niższa niż u wcześniejszego dostawcy. Niektórzy providerzy, jak np. Hotmail nie mogąc powiązać historii wysyłek z danego IP z domeną, początkowo mogą kierować pierwsze wiadomości do skrzynki SPAM. Dopiero zaś kiedy zaobserwują pozytywne reakcje użytkowników na Twoje wiadomości (otwarcia, kliknięcia), obdarzają Cię większym zaufaniem i klasyfikują korenspondencję do skrzynki głównej czy do folderu Oferty (wiadomości marketingowe). Jest to zupełnie naturalny proces i po okresie wygrzewania infrastruktury ten problem zniknie. Jeśli wybrałeś dobrego dostawcę infrastruktury serwerowej, po jakimś czasie dostarczalność powinna wrócić do normy, a nawet przewyższyć Twoje oczekiwania. 

#2 To skomplikowany proces 

To nie musi być skomplikowany proces – wielu naszych klientów integruje się w ciągu dosłownie kilku minut, poprzez podmianę tradycyjnego SMTP na serwery EmailLabs. To wszystko. Natomiast czasem sytuacja wymaga większego zaangażowania: integracji z systemem np. sklepowym, automation czy CMS, konfiguracja uwierzytelnień SPF i DKIM, ustawienia domen, adresy IP… lista potencjalnie skomplikowanych rzeczy do zrobienia może być dłuższa. 

Osoby pracujące przy konkretnym rozwiązaniu powinny móc sprawnie wesprzeć Cię w integracji. Elastyczność w podejściu do warunków umowy, dopasowanie narzędzi (rozbudowa metod API, jeśli trzeba), ułożenie i dostosowanie planu wdrożenia do potrzeb Twojego biznesu, to elementy, które dobry dostawca powinien spełniać. To on, oferując pomoc na każdym etapie integracji, konfigurując wybrane przez Ciebie ustawienia i dzieląc się dobrymi praktykami, sprawi, że nie odczujesz zwiększonego nakładu pracy spowodowanego migracją do nowego systemu.


#3 Przestój w wysyłce e-maili

Wiele osób uważa, że przełączenie domeny i IP wiąże się z nieuniknionym okresem, w którym nie mogą wysyłać e-maili. Nie jest to prawdą. Zacznijmy od tego, że sam proces zmiany infrastruktury wysyłkowej nie powinien przebiegać nagle. Nigdy nie osiągnie się zadowalających wyników realizując od razu duże wysyłki na zupełnie nowym, “nie wygrzanym” IP z całkowicie nowej domeny. Dlatego wraz z naszymi nowymi klientami ustalamy plan, zgodnie z którym stopniowo przenoszą oni swoje wysyłki na nową infrastrukturę, tak by providerzy pocztowi zdążyli ich “poznać” w nowym środowisku wysyłkowym. Dzięki takiemu rozwiązaniu eliminujemy okres przestoju w wysyłkach, na który wiele firm nie może sobie pozwolić. 

#4 Dostarczalność może wcale nie wzrosnąć

Zmieniasz system, integrujesz go ze swoimi narzędziami, przenosisz wysyłki i… wyniki dostarczalności są takie same jak poprzednio albo i gorsze – to scenariusz niczym z koszmaru, którego nie chcesz doświadczyć na własnej skórze. Każdy nowy dostawca, znając Twoją historię i powód zmian, powinien zadbać o wszystkie niezbędne procesy, aby uniknąć czarnego scenariusza. Począwszy od początkowych rozmów z konsultantami, przez dedykowane ustawienia dopasowane do Twoich wysyłek, kończąc na wyposażeniu Cię w zasób najlepszych praktyk spełniających nasze wysokie standardy dostarczalności.

Dostosowana do charakteru Twoich wysyłek i wcześniej “wygrzana” infrastruktura zapewni Ci największą szansę na dobrą reputację nadawcy u klientów skrzynek pocztowych. Tak jak w przypadku budowy domu, i przy wysyłce e-mail kluczowe są fundamenty, tak w przypadku przejścia do EmailLabs, nasz zespół ds. dostarczalności będzie z Tobą na każdym kroku w ciągu pierwszych kilku tygodni. W późniejszym czasie będzie monitorować reputację Twojego IP, reputację nadawcy i wyniki dostarczalności. W EmailLabs średnia dostarczalność e-maili transakcyjnych wynosi ok. 99,98%. Od pierwszych wysyłek (czyli od 2014 roku), reputacja naszej domeny wysyłkowej w Google nie spadła poniżej poziomu High (możliwe opcje to bad, low, medium i high).

Jeśli dostawca infrastruktury serwerowej deklaruje najwyższą możliwą dostarczalność, zapytajmy o twarde dane. Pamiętajmy, że naprawdę każdy Klient i jego wysyłki to oddzielne mini zagadnienie w aspekcie dostarczalności. Często, aby uzyskać najlepsze wyniki trzeba dokonać zmian w sposobie i organizacji wysyłki, aspektach technicznych przygotowywanych wiadomości, zaudytować posiadana bazę danych i przeprowadzić proces jej oczyszczania. Dopiero po pewnym czasie można mówić o wypracowanej doskonałej dostarczalności. Zawsze polecamy Klientom, by wybierając narzędzie do wysyłki e-mail, przeprowadzali szczegółowe testy kilku rozwiązań. 

#5 Lepsze rozwiązania zawsze są droższe 

Za lepszy efekt nie musisz płacić więcej – zobacz, co dostajesz w cenie. Rekomendujemy zapoznanie się ze wszystkimi „za” i „przeciw” dotyczącymi różnych rozwiązań i wybranie tego, który spełni Twoje oczekiwania. Ale oceń to na podstawie zrealizowanych wysyłek, a nie kierując się tekstami marketingowymi na stronie www danego dostawcy. Zwróć uwagę na dostępność środowiska testowego i elastyczny okres trwania umowy. Sprawdź, czy będziesz zadowolony z obsługi, czy specjaliści pracujący dla tego dostawcy mówią w Twoim języku, czy będziesz dla nich ważny (spotykamy się z przypadkami, gdzie obsługa potrafi wrócić z odpowiedziami na pytania klientów po tygodniu od wysłania zapytania…). Zawsze możesz zasięgnąć opinii w sieci, np. popularnych grupach na Facebooku.

Sprawdź, co kryje się pod analityką e-maili: czy są to raporty, które zawierają konkretne logi wiadomości z dokładnymi komunikatami zwracanymi przez providerów pocztowych. Jak długo przechowywana jest historia wysyłek. Sprawdź, czy narzędzie posiada dokładne statusy: nie tylko OR, CTR, ale i spambounce, softbounce, hardbounce, feedback loop itd. I wreszcie – czy na potrzeby tych raportów wystąpienia zliczane są w sposób unikalny (uCTR) czy podawane są wszystkie wystąpienia. 

Jeśli Twoje oczekiwania to coś więcej niż sprawdzony serwer i rzetelne statystyki emailowe, zależy Ci na bezpieczeństwie wysyłek, sprawdź, czy dostawca dysponuje dodatkowymi rozwiązaniami, uwierzytelnieniami, z których możesz skorzystać, aby polepszać swoją dostarczalność: DKIM, DMARC, TLS, S/MIME. 

Podsumowanie

Wybierając dostawcę, który “zjadł zęby” na dbałości o dostarczalnośc emaili transakcyjnych i marketingowych, nie musisz obawiać się zmian. Zmiany są dobre, zwłaszcza jeśli porównamy efekty do zainwestowanych zasobów i różnica powoduje szeroki uśmiech. Te z kolei trudno oszacować bez testów przeprowadzonych z kilkoma wybranymi dostawcami. Porównajmy, co dostajemy w cenie. Czy szczegółowa analityka nie wiąże się z tym, że dane należy pobierać po api a ich interpretacja bez odpowiedniego panelu będzie bardzo trudna? Czy jeśli rozwiązanie jest kilkukrotnie tańsze, to być może nie otrzymamy w ramach ceny żadnej obsługi, a z pewnością nie dedykowanej, gdzie specjalista w naszym imieniu wyjaśnia problemy z providerami? Jeśli wysyłasz tylko do polskich providerów, pamiętaj o autoryzacji wysyłek, jeśli zaś do zagranicznych, weź pod uwagę konieczność wcześniejszego “wygrzewania” infrastruktury. 

Jeśli potrzebujesz dodatkowej konsultacji, co warto wziąć pod uwagę przy zmianie infrastruktury serwerowej, zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu z nami. 

Sprawdź sam, czy nasza usługa spełni Twoje oczekiwania
Przetestuj EmailLabs